Descubra 5 dicas para otimizar as matrículas da sua instituição

Dentre os muitos processos realizados por uma instituição de ensino, a campanha de matrículas é o mais importante, pois exige uma atenção especial dos gestores educacionais. Vale ressaltar que a crise financeira que assola o país aumenta consideravelmente a evasão escolar e a inadimplência, dessa forma a captação de novas matrículas merece atenção redobrada e organização.

Pensando nisso, preparamos este artigo com cinco dicas imprescindíveis para você otimizar o processo de matriculas da sua instituição, mantendo a qualidade do serviço e sem adicionar custos operacionais.

1.PLANEJAMENTO

Desenvolva um cronograma

O processo de planejamento acompanha a instituição durante todo o ano letivo, e no período de matrículas não seria diferente. Neste caso específico, é necessário desenvolver um cronograma com a definição das datas e dos prazos do processo, a partir do momento em que são divulgados os valores para o próximo ano. Para que o procedimento seja ainda mais organizado, é conveniente definir uma equipe especifica para cuidar desse processo de matrículas durante o período correspondente ao planejamento.

Durante a elaboração do planejamento, é necessário definir o preço dos serviços educacionais. No geral, essa adequação no preço é feita observando não só a inflação do período, como também, as planilhas de custos. Essas planilhas devem levar em consideração fatores como: alunos por classe, gastos, melhorias (estrutura), instalação e outros.

2. FAÇA ESTIMATIVA DE VAGAS

Durante o planejamento é necessário fazer um levantamento dos alunos da instituição para analisar a capacidade da escola. Com esse levantamento, o Gestor consegue avaliar a quantidade de alunos por classe. Lembrando sempre que os alunos já matriculados têm prioridade nas vagas. Sendo assim, é possível definir quantas vagas serão destinadas para rematrícula, matrícula, alunos com necessidades especiais e bolsistas.

É necessário, também, fazer um planejamento específico para receber alunos com necessidades especiais. Busque se informar para saber como sua instituição pode receber esses alunos, em conformidade com a lei.

3. APRONTE OS CONTRATOS

O Contrato de Prestação de Serviços Educacionais é o principal documento na relação entre família e escola. Por isso, é bom começar revisando os contratos ativos, para saber se estão atualizados.

4. CAMPANHA DE MARKETING EDUCACIONAL

Uma ferramenta fundamental no processo de captação de novos alunos para matrícula é o marketing educacional. Ele consiste na elaboração de estratégias de comunicação que visam a atração, retenção e fidelização de clientes.  Essa iniciativa precisa ser pautada no perfil do público alvo e ter como base alguns questionamentos como: quais são os serviços diferenciais da escola? Como a escola pode contribuir para educação e formação dos alunos? Qual posicionamento da escola?

Estas iniciativas podem ser feitas por meio de eventos, mídias sociais, e-mail, prospectos etc. O importante é a instituição buscar meios de se comunicar com seu público de maneira eficaz.

5. EVENTOS ESPECIAIS

Finalmente, após seguir todos os passos, chegou o momento de efetuar as matriculas. Sua equipe especial está preparada para realizar cadastros, receber e arquivas toda a documentação, assinar os contratos e finalizar os processos de matrícula.

Elaborado por: Gabriella Zanon